Nowa wersja KSeF 2.0 wprowadza kilka trybów pracy systemu:
Tryb online
Tryb offline24
Tryb offline niedostępność
Tryb awaria KSeF
Tryb awaria całkowita
Zrozumienie ich przeznaczenia ma bezpośredni wpływ na nasze procedury postępowania w różnych sytuacjach w których możemy się w przyszłości znaleźć.
Faktury przesyłane do serwerów KSeF-u muszą być zgodne ze schematem FA(3) czyli posiadać dostosowaną strukturę pliku xml (o to zadbają producenci oprogramowania magazynowego).
Tryb online to najbardziej podstawowy tryb pracy.
Gdy nie ma żadnych problemów zarówno po naszej stronie jak i architektury technicznej KSeF-u fakturę wysyłamy na serwer w dniu jej wystawienia.
Datą otrzymania faktury przez nabywcę jest w tym przypadku data pojawienia się jej na serwerze KSeF.
Zostaje jej nadany numer przez system KSeF. Pole P_1 w xml-owej strukturze faktury w tym trybie jest zatem zgodne z datą wystawienia i datą otrzymania.
Fakturę oprócz obligatoryjnego przesłania na serwer KSEF-u możemy dostarczyć dodatkowo innym sposobem np. mailem.
Należy przy tym zwrócić uwagę że spełni kryterium faktury gdy będzie posiadała kod QR zawierający numer nadany przez KSeF.
Tryb offline24 to tryb który pozwala na przesłanie faktury do KSeFu w kolejnym dniu roboczym po jej wystawieniu.
Może być on bardzo pomocnym np. dla osób pracujących w terenie.
Najpierw wystawiają fakturę w swoim programie i przekazują ją nabywcy.
Należy zwrócić uwagę na kryterium uznania ją jako faktura: musi zawierać 2 kody QR (kod OFFLINE - pozwalający na weryfikację dokumentu i kod CERTYFIKAT pozwalający na weryfikację wystawcy).
Korzystanie z tego trybu wymaga wygenerowania certyfikatu typu 2 w MCU (odsyłamy do KSEF 2.0 - aktywacja certyfikatu w module MCU).
Data wystawienia takiego dokumentu jest pobierana z pola P-1 pliku xml.
Data otrzymania dla nabywcy to data pojawienia się jej na serwerze KSeF.
Tryb offline – niedostępność KSeF
Tryb który obowiązuje po ogłoszeniu przez Ministerstwo Finansów niedostępności KSeF w BIP (mogą to być prace serwisowe).
Faktury możemy wystawiać analogicznie jak w trybie offline24 a wysłać na serwer KSeF-u w ciągu jednego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności.
Tryb awaryjny – awaria KSeF
Tryb ten jak poprzedni ogłaszany jest przez Ministerstwo Finansów.
Faktury wystawiamy analogicznie jak w trybie offline24 przy czym na serwer KSeF-u wysyłamy w ciągu 7 dni roboczych po zakończeniu awarii.
Tryb awaria całkowita
Tryb który ogłaszany jest przez Ministerstwo Finansów.
W czasie jego obowiązywania wystawiamy faktury na zasadach które obowiązywały przed wejściem KSeF-u czyli np. papierowo.
Takie dokumenty nie muszą zawierać żadnych kodów QR.